2009年10月29日

EXCEL:日々の出納帳から現金受入・支払いだけを抽出して現金出納帳を自動作成する

 現金の受払、および預金の受払の出納簿である「日表(あるいは「概算払い受払簿」)」で日頃管理し、自動的に、現金出納簿を作成する方法をご紹介します。

 このプログラムで苦労したのは、日々変化するリストの中から、特定の項目を自動抽出し、表示させることです。手作業は一切ありません。

 このプログラムは、マクロやピボットテーブルを使わず、全自動で四半期報告書を作成するために作ったものです。従って、手作業は一切無く、自動的に、現金出納簿を作成してくれます。このため、人間がチェックする項目が減り、人為的ミスを最小限に防ぎ、会計処理の信頼性を向上させることができます。

 マクロで作ると、他の人がプログラムを理解するのが難しくなります。つまり、会計プログラムの汎用性が乏しくなります。また、ピボットテーブルは、(人為的)間違いが発生する可能性があるし、はっきり言ってめんどくさい。

 下の画像の右側の「現金出納簿」は自動出力されたものです。クリックすると拡大表示できます。

  
GENKIN_CHUSHUTSU.jpg



 このプログラムは非常に複雑(私にとって)なので、とても説明できません。配列式を使っています。
 関心のある方は、EXCELファイルをアップしますので、ご自分で考えてみてください。

 以下のリンクからダウンロードできます(マクロは使っていません)。右クリック、保存でダウンロードできます。

  Genkin_Chushutsu.xlsx

【ダウンロードされた方への説明】
<日表>日々の出納を現金、預金の区別なく、入力していきます。現金出納簿や預金出納簿は、この日表から自動的に作成されます。今回は、デモ版のため、同じシートに日表と現金出納簿を並べて表示していますが、本来は、別シートになります。

1.プルダウンメニュー
 B列とC列は、プルダウンメニューから選択します。これは、別に費目集計する際に、間違った費目が入力されることによる集計エラーを防ぐためです。

2.支払い方法欄の入力規制
 F列は入力規制をしています。「1」が現金、「2」が預金関連の受払で、それ以外の数値は受け付けません。

3.未入力欄の非表示
 I列に式が入っているため、通常だとI列は、他の列が未入力でも、最後の値が表示されてしまいます。それを回避するIF式を入れています(見た目がきれいです)。

4.並べ替え
 日々の出納管理で、あとから領収書がくるケースが多々あります。この場合に、日付け順に並べ替えが必要です。「日表」はI列以外は式が入っていないので、いつでも並べ替えが可能です。いつでも、日付け順に並べ替えができるということは、会計システム設計上必須の項目です。

<現金出納簿>日々の出納管理する「日表」から、会計部局が求める現金出納簿を自動作成します。

1.日表の中から、現金の受払のみ(支払い方法1)を抽出して表示しています。簡単そうに見えますが、マクロもピボットテーブルも使わずにやるのは結構大変です。
 日々変化する日表全体からデータを抽出し、それだけを表示するために配列式を用いています。
 配列式を変更した場合は、SHIFT+CTRL+ENTER で配列式を維持してください。
 配列式は、 { } で表示されます。

2.データの抽出
 「日表」の”列全体”で抽出しています(セルとか範囲ではない)。したがって、抽出対象列に変な数値が入っていると抽出してしまうため、注意が必要です。ここでは、「F列」すべてに1と2という数値が入らないように注意してください。
posted by ネコ師 at 15:16 | Comment(0) | 役立つ知識(EXCEL、WORD、PowerPoint) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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