2011年07月03日

膨大なデータを関連づける整理方法


 仕事で、膨大なデジタルのデータや資料を扱っている人も多いのではないかと思います。でも、担当者が異動になって、どこに何があるのかさっぱり分からない!という状態になっていませんか?
 今日は、その整理方法をご紹介します。

【データ・資料の状態】


1.量が半端ではない。数千、もしかしたら万単位のファイルがある。
2.ファイル形式がいろいろ。(WORD、EXCEL、PPT、PDF、画像(JPG、GIF、PNG)などなど)
3.最初の頃は、整理しようとしたらしいが、どんどん人が変わるし、様々な形式のデータが入ってくるので、もう人間の手に負えない状況。
4.画像ファイルは、「image1, image・・・」や「DSCF4501.JPG、DSCF4502.JPG」などファイル名を見ても何のファイルか不明。画像を確認しても、どこの何を撮ったのか分からない。


【やりたいこと】


1.それぞれの資料、データ、写真は関連性がある。しかし、情報が膨大すぎて、それを関連づけるのは現状では到底無理。
2.基本的には、データはEXCELに入っており、報告書のようなものはWORDかPDFに入っている。これを関連づけたい。
3.画像がたくさんあるが、何の写真なのか人が変わると分からなくなる。EXCELやWORDの情報との関連性を持たせたい。
4.ファイルの場所を変えたり、ファイルを追加・削除は頻繁にしているので、制約の多いめんどくさい管理ルールは絶対いやだ。

【整理の基本的方法】

1.ホームページのような画面を作り、ブラウザを用いて、データを一括管理します。
2.ブラウザはオフラインで使用します。

【作成上のコツ】

1.文書ファイル(WORD、PDF)の検索には、デスクトップ検索を組み込みます。
  全文検索は、Googleデスクトップでもよいのですがオフラインだとうまく動かないこともしばしば。そこでお奨めなのが「探三朗(全文検索ソフト)」というフリーソフト。このソフトは、[page]フォルダの中のindex.htmlで起動できます。ブラウザからこれを起動すればよいと思ったのですが、うまく動かない。しかたなく、ボタンを付けたPDFファイルを読み込み、PDFファイルのボタンリンクから探三朗を起動することにしました。一手間増えますが、他の方法よりなんとなく気持ちいいです。)
 PDFファイルは文字認識しておきます。

2.写真の関連付けは、「工事写真整理」のようなフリーソフトを使います。Excelのアドインで、Excelシートにサムネイルを作成してくれ、さらに画像にリンクも貼ってくれます。Excelシートに写真の説明を書いておけば、いつでも必要な写真にたどり着けます。写真の名前をいちいち変更する必要もありません。

3.ブラウザからのリンクは、フォルダを基本とします。ファイルではありません。フォルダへのリンクを開くと、フォルダの中のファイルの一覧が表示されます。

4.Excelの機能を最大限使います。
 オフラインなのでセキュリティを気にせず、マクロをじゃんじゃん使って、他のExcelファイルと関連づけていきます。Excelでできないことはない」といわれるほど優れたソフトです。他の形式のデータはExcelに変換しておくと便利です。なお、Excelシートには、ブラウザのメイン画面に戻れるリンクを貼っておきます。

5.文書ファイルは、Excelのアドインでファイルリストを作っておく。PDFファイルは、書き込みができない(できるがめんどくさい)ので、ファイルリストの方で管理します。フォルダの内容が変更担った時の対応は、Excelシート比較のアドインが役立ちそうです。ファイルリストに書き込んだコメントが無駄になりません。普通はマクロを使うと思いますが。

6.「イメージマップ」を活用する。
 「イメージマップ」とは、画像の一部分をクリックするとリンク先に飛んでいける機能です。簡単に設置できます。自分一人が使うのであれば不要ですが、複数、多数の人が使うのであれば、これも便利な機能です。

7.メイン画面からサブ画面へのリンクも活用する。
 フォルダへのリンクが基本と書きましたが、もちろん、メイン画面からサブ画面へのリンクも必要により作ります。サブ画面には「トップページに戻る」のリンクを入れておきます。

8.オフライン利用なので、セキュリティを気にしなくて良い、という点が重要です。セキュリティのことを考えるのは時間の無駄。

【なぜ、こんな方法を採るのか】

1.困っている人は、上の説明を読んで、「あっ、欲しかったのはこれだ!」と思ったのではないでしょうか。困っていない人は、何のことかさっぱり分からないと思います。

2.オフラインでブラウザを活用するというところが重要です。データベースなどというと、すぐにオンラインを考えてしまいますが、セキュリティが厳しくて、何のためのデータベースなのか分からないくらい使い勝手が悪くなってしまいます。オフラインなので、超高速です。

3.ブラウザから「フォルダ」にアクセスするので、データはファイル形式を問わず、フォルダの中に入れておけば良いです。追加しても削除してもかまいません。ファイルへのリンクではなく、フォルダまでとすることで、自由度が高くなります。必要な文書は「全文検索」で簡単に呼び出すこともできます。

4.写真は、写真専用フォルダを作り、フォルダ毎にExcelで作った台帳を一つ入れておきます。台帳の更新時用にマクロを組む必要がありそうです。

5.このブラウザで管理するフォルダ群をまとめてDVDに焼けば、他の人も利用できます。このため、パスは相対パスにしておきます。

6.この方法は、新しいファイルをどんどんフォルダに入れていけばいいし、メイン画面からリンクしているフォルダは変更できないものの、その下にフォルダを自由に作れるし、自由度が高いと思います。

7.ファイル名もフォルダ名も全て日本語で作れます。こんなことをしても、誰からも怒られません(笑)。これなら、メンテナンスが楽です。フォルダ構成やhtml構成がだれでもすぐに分かります。webの検索エンジンの巡回を心配する必要もありません(笑)。

 事例をご紹介できれば良いのですが・・・。実は、今、これを作っている所です。恐ろしく便利です。ただ、最初のデザインが重要です。

posted by ネコ師 at 02:12 | Comment(0) | 役立つ知識(PC編) | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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